Case Study RDVB: Een slimme verbinding tussen HubSpot en OTYS

Over RVDB

RVDB is al ruim 30 jaar actief als HR-dienstverlener en helpt organisaties met uiteenlopende HR-vraagstukken. Dat varieert van interim oplossingen en detachering tot consultancy en opleidingen via hun eigen School of HX. Inmiddels heeft de organisatie vestigingen in Amsterdam, Eindhoven en Rotterdam.

“Lange tijd kwam het werk eigenlijk vanzelf naar ons toe,” vertelt Katja. “Daardoor hadden we ook minder behoefte aan een CRM-systeem of sales tooling. Maar de markt verandert, en daarmee verandert ook de manier waarop je relaties onderhoudt en kansen opvolgt.”

Om die reden besloot RVDB om HubSpot toe te voegen aan hun bestaande ATS-systeem OTYS.

De uitdaging: twee systemen, dubbel werk

Waar HubSpot moest zorgen voor meer structuur in CRM en relatiebeheer, bleef OTYS de plek voor vacatures, plaatsingen en administratie. Alleen ontstond er al snel een praktisch probleem: medewerkers moesten informatie handmatig tussen beide systemen overzetten.

Katja: “In de overbruggingsperiode voerde de consultant informatie in HubSpot in en zette iemand anders dat vervolgens weer handmatig in OTYS. Dat werkte gewoon niet prettig.”

Dat zorgde onder andere voor:

• Dubbele administratie
• Extra handmatige handelingen
• Meer kans op fouten
• Tijdverlies bij vacatures, plaatsingen en verlengingen
• Onnodig schakelen tussen systemen

Met gemiddeld 50 tot 60 vacatures per maand liep dat al snel op.

“Per vacature scheelde het misschien een paar minuten, maar als je dat optelt over alle vacatures, plaatsingen en verlengingen, dan praat je uiteindelijk over behoorlijk wat uren”, aldus Katja.

Voor een organisatie waarin teams ondertussen kleiner werden, werd efficiëntie belangrijker dan ooit.

De oplossing: een koppeling die écht meebeweegt

Via HubSpot kwam RVDB terecht bij Harmonizer. De wens was helder: een automatische koppeling tussen HubSpot en OTYS, zonder dat medewerkers dubbel hoeven te werken.

De integratie zorgt er nu onder andere voor dat:

• Deals uit HubSpot automatisch als vacature in OTYS worden aangemaakt
• Plaatsingen en verlengingen automatisch worden doorgezet
• Relevante klantinformatie tussen beide systemen synchroniseert
• Historische data behouden blijft
• Consultants niet meer dubbel hoeven te administreren

Maar volgens Katja zat de grootste kracht niet alleen in de techniek: “Wij hebben te maken met best veel uitzonderingen en verschillende processen. Iedere dienstverlening werkt nét even anders en gebruikt weer andere velden. Daar werd nooit moeilijk over gedaan door Harmonizer. Ze dachten altijd goed met ons mee.”

Juist die flexibiliteit bleek belangrijk tijdens de implementatie. Sommige uitdagingen zaten namelijk niet in de koppeling zelf, maar in de verschillen tussen de systemen. Zo werken HubSpot en OTYS op bepaalde punten heel anders. Katja: “Bijvoorbeeld wanneer een contactpersoon van bedrijf verandert. Dan moet nagedacht worden: hoe laat je die informatie logisch terugkomen in beide systemen? Dat soort vraagstukken hebben we samen opgelost.”

Korte lijnen en snel schakelen

Tijdens de implementatie werkte RVDB nauw samen met Harmonizer. Vooral de manier van samenwerken bleef Katja bij. “We hadden direct contact via Teams en konden eigenlijk altijd snel schakelen. De samenwerking voelde daardoor persoonlijk en betrokken.”

Daarnaast waardeerde RVDB vooral:

• Het snelle schakelen
• De laagdrempelige communicatie
• De bereikbaarheid van het team
• Het meedenken bij maatwerkvraagstukken
• De snelheid waarmee supportvragen werden opgepakt

Het resultaat: meer rust en grip op het proces

De koppeling levert RVDB inmiddels vooral rust op. Medewerkers hoeven minder na te denken over dubbele administratie en kunnen zich beter richten op hun eigen werkzaamheden. Daarnaast ondersteunt de integratie ook een bredere verandering binnen de organisatie.

Waar consultants vroeger vooral bezig waren met klantcontact, en assistants de administratie deden, werken consultants nu veel actiever zelf in HubSpot.

“Dat is even wennen geweest, want het vraagt meer administratieve discipline van consultants. Maar uiteindelijk levert dat juist betere processen op”, aldus Katja.

De integratie helpt RVDB vandaag de dag onder andere met:

• Minder handmatig werk
• Minder foutgevoeligheid
• Meer structuur in CRM en sales
• Efficiënter werken met een kleiner team
• Een soepelere overgang naar HubSpot als centrale werkomgeving

Een samenwerking die RVDB zou aanbevelen

Als het aan Katja ligt, is de aanbeveling duidelijk.

“Onze processen zijn niet standaard, maar dat voelde nooit als een probleem. Juist dat snelle schakelen en het persoonlijke contact maakten voor ons echt het verschil.”