Systemen en applicaties koppelen met Salesforce: zo gaat dat!

Veel bedrijven gebruiken Salesforce als hun belangrijkste CRM-systeem. Toch merken veel teams dat ze nog steeds tijd verliezen met handmatig invoeren, kopiëren of controleren van gegevens in andere systemen, zoals ERP, marketingsoftware of HR-tools. Dat kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten.

De oplossing? Salesforce koppelen met je andere applicaties. Daarmee zorg je voor een automatische gegevensstroom, waardoor je sales, marketing en service altijd met actuele informatie werken. In dit artikel lees je hoe dat werkt, welke API’s Salesforce biedt en hoe je dit ook zonder programmeerkennis kunt realiseren.

Waarom zou je Salesforce koppelen?

Het integreren van systemen, zoals CRM systeem Salesforce, met andere applicaties biedt een tal van mogelijkheden.

Zo kan een automatische koppeling ervoor zorgen dat gegevens omtrent relaties, zoals organisaties of personen, automatisch worden ingeladen of verrijkt worden vanuit andere bronsystemen. Hierdoor bespaar je een hoop handmatig invoerwerk. Je kan hierbij denken aan het verrijken van contactgegevens, maar ook het toevoegen van bijvoorbeeld omzet informatie waardoor je in Salesforce inzicht krijgt in de waarde die klanten opbrengen voor jouw bedrijf.

Een ander voorbeeld, dat wij onlangs bij een klant hebben geïmplementeerd, betreft het koppelen van marketing informatie aan de relaties binnen Salesforce. Hierdoor kan je bijvoorbeeld inzichtelijk maken welke relaties staan ingeschreven voor specifieke nieuwsbrieven of deel hebben genomen aan evenementen of webinars.

Salesforce integreren met je andere software

Salesforce werkt het beste als het naadloos aansluit op je bestaande softwarelandschap. Denk hierbij aan:

Boekhouding & ERP: Exact Online, AFAS, Twinfield.

Marketingtools: HubSpot, Mailchimp, ActiveCampaign.

HR-systemen: AFAS, Loket.

Recruitmentsoftware: Connexys, Bullhorn, Carerix.

Productiviteitstools: Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams.

Door Salesforce slim te koppelen, vermijd je dubbele data-invoer en zorg je dat iedereen altijd met de juiste informatie werkt.

Welke mogelijkheden biedt Salesforce voor data uitwisseling?

Technisch gezien, zijn er verschillende manieren waarop je met Salesforce data uit kunt wisselen. We beschrijven hieronder de meest gebruikte methoden.

De SOAP en REST API's

De API van het Salesforce Lightning platform biedt je de mogelijkheid om de objecten binnen Salesforce direct te benaderen. Door middel van HTTP requests kan je gegevens binnen de onderliggende tabellen van Salesforce uitlezen en wegschrijven.

Het voordeel hiervan is dat je geen wijzigingen hoeft te doen binnen Salesforce zelf voor het verwerken van de data. De externe applicatie die met Salesforce koppelt bepaalt namelijk volledig hoe hij de data verwerkt. Op deze manier kan je bijvoorbeeld direct gegevens omtrent relaties bijwerken of uitlezen.

SOAP en REST zijn technische standaarden die je gebruikt om met de API te communiceren. SOAP werkt op basis van gestandaardiseerde berichten en heeft als voordeel dat er op de berichten een validatie plaatsvindt aan de hand van de definitie van de API.

Het nadeel van SOAP is dat de gegevensuitwisseling relatief zwaar is en verwerkingen daardoor iets langer kunnen duren. De REST standaard maakt gebruik van een eenvoudigere vorm van data uitwisseling, waarbij Salesforce ondersteuning biedt voor zowel JSON als XML berichten. Hierdoor is REST de meestgekozen werkwijze bij webapplicaties of apps die communiceren met Salesforce.

De Bulk API

De bovengenoemde API's zijn vooral bedoeld voor het uitwisselen van een beperkte hoeveelheid records per keer. Indien er grote import of export bestanden uitgewisseld dienen te worden met Salesforce, dan is de Bulk API de beste methode.

Wil je duizenden records tegelijk importeren of exporteren, bijvoorbeeld na een marketingcampagne? Dan gebruik je de Bulk API. Deze methode verwerkt grote datasets in batches en geeft inzicht in de status van de verwerking.

Binnen de Bulk API kunnen robuuste import en export taken gedefinieerd worden, waarvan de verwerkingsstatus ten alle tijde inzichtelijk is binnen Salesforce. Hierdoor heb je meer controle op de juiste verwerking van de gegevens en eventuele foutmeldingen die hierbij optreden.

De Apex REST API

Met Apex kun je in Salesforce zelf kleine programma’s schrijven (vergelijkbaar met Java) om data-uitwisseling precies op maat te regelen. Handig als je extra validaties wilt doen of data wilt transformeren voordat deze in Salesforce terechtkomt.

Voorbeeld: een lead die via een externe tool binnenkomt, kan door Apex eerst gecontroleerd worden op volledigheid voordat deze wordt opgeslagen.

Dus in plaats van dat gegevens in Salesforce direct via de API worden aangepast of uitgelezen, wordt het Apex programma gebruikt om de verwerking van de data te bepalen. Dit geeft je dus meer controle over de data uitwisseling, waardoor je bijvoorbeeld extra validaties kan uitvoeren op de inkomende gegevens, of de gegevens kan omvormen voordat je ze wegschrijft in Salesforce.

Een bijkomend voordeel is dat je de externe applicatie of gebruiker van de API hele specifieke toegang kan geven tot een stukje van de functionaliteit binnen Salesforce. Een van de nadelen is dat je dus zelf het Apex programma binnen Salesforce zal moeten schrijven en onderhouden.

Authenticatie tot de Salesforce API

Bij het uitwisselen van gegevens met Salesforce is het natuurlijk van uiterst belang dat dit veilig gebeurd. Ten eerste houdt dit in dat je ervoor zorgt dat de API gebruiker alleen toegang krijgt tot de relevante objecten binnen Salesforce en deze niet meer rechten geeft dan nodig is.

Daarnaast is het van belang dat je bewust kiest voor de meest geschikte en veilige wijze van authenticatie. Salesforce hanteert de OAuth standaard voor authenticatie en biedt daarbinnen een aantal mogelijkheden, waarvan wij de belangrijkste kort benoemen:

• JWT Bearer flow:

Dit is de meest veilige manier van authenticatie bij geautomatiseerde uitwisseling van gegevens tussen Salesforce en een andere systeem. Hierbij wordt er gewerkt met een certificaat dat door de beheerder van Salesforce kan worden aangemaakt en waarmee het externe systeem feitelijk in kan loggen om toegang te krijgen tot de API.

• Web server flow:

Deze methode is bedoeld voor webapplicaties die gegevens tonen of verwerken in Salesforce. Ten behoeve van authenticatie dient de gebruiker in te loggen in Salesforce en toe te staan dat de webapplicatie namens hem/haar gegevens mag uitwisselen. Na het geven van deze toestemming krijg de webapplicatie een eenmalige code waarmee toegang tot de API verkregen kan worden.

• User-agent flow:

Deze methode is vergelijkbaar met de Web server flow, met als belangrijkste verschil dat de applicatie niet eenmalige code krijgt, maar direct toegang wordt verschaft tot de API nadat de gebruiker hiervoor toestemming heeft gegeven. Deze methode is bedoeld voor onder andere mobiele apps.

• Username-password flow:

Zoals de omschrijving al weggeeft, wordt hier simpelweg gebruik gemaakt van het inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Dit is de minst veilige methode voor authenticatie en dient eigenlijk alleen gebruikt te worden in een testomgeving.

Salesforce koppelen zonder te programmeren

Om gebruik te maken van de hierboven beschreven technieken, is technische kennis een vereiste. Daarnaast heb je uiteraard een omgeving nodig om de gegevensuitwisseling in te programmeren en uit te voeren. Dit brengt met zich mee dat je het programma dient te onderhouden (inclusief wijzigen in de API van Salesforce) en te monitoren op juiste werking.

Zie je dit niet zitten?

Dan is Harmonizer een interessant alternatief voor het koppelen van Salesforce.

In Harmonizer zijn de hierboven omschreven methoden reeds ondersteund en worden tevens continu onderhouden en gemonitord door geautomatiseerde checks. Hierdoor kan je Salesforce zorgeloos koppelen met honderden andere systemen zonder dat je ook maar een letter hoeft te programmeren en hoef je je geen zorgen te maken over aanpassingen of onderhoud, dat hebben wij voor je geregeld.

Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan!

FAQ: Salesforce koppelen

Kan ik Salesforce koppelen zonder technische kennis?

Ja, met tools als Harmonizer kan je Salesforce integreren zonder zelf te programmeren. Alle API’s zijn al ingebouwd en worden automatisch onderhouden.

Wat is het verschil tussen SOAP en REST API in Salesforce?

SOAP is zwaarder, maar biedt striktere validaties. REST is lichter, sneller en daardoor populair bij web- en mobiele apps.

Welke systemen kan ik koppelen met Salesforce?

Praktisch elk systeem dat een API heeft. Denk aan boekhoudsoftware (Exact, AFAS), marketingtools (HubSpot, Mailchimp), HR-systemen (AFAS, Loket) of recruitmentsoftware (Connexys, Bullhorn).

Hoe veilig is een Salesforce koppeling?

Met OAuth-authenticatie bepaalt Salesforce precies welke data toegankelijk is. Harmonizer voegt daar monitoring en automatische updates aan toe.