Wat is TintelTuin?

TintelTuin is een grote kinderopvangorganisatie met maar liefst 98 locaties. Pedagogische kwaliteit staat voorop, en dat begint bij goed personeel. Om de werving en selectie van personeel soepel te laten verlopen, werkt TintelTuin met het Applicant Tracking System (ATS) Emply, geleverd door onze partner TalentLead.

Maar hoe zorg je ervoor dat aangenomen kandidaten ook moeiteloos vanuit het ATS naar HR-systeem AFAS stromen? Dat is waar Harmonizer in beeld kwam.

De uitdaging? Automatisering!

Vóór de koppeling van Emply en AFAS verliep het sollicitatieproces grotendeels handmatig. Informatie werd uitgewisseld en bijgehouden door e-mails, Excel-sheets en losse documenten. Dat ging gelukkig vaak goed, maar handmatig werk betekent wel een hogere foutgevoeligheid. Daarnaast kostte het meer tijd. Dat kon beter, aldus Marieke van TintelTuin.

Bovendien was er nog een extra uitdaging: sommige sollicitanten waren eerder al in dienst geweest. Hoe voorkom je dat deze opnieuw als ‘nieuwe’ medewerker worden aangemaakt?

De organisatie besloot om te investeren in een geautomatiseerde oplossing die de gegevens van sollicitanten automatisch doorstuurt naar hun HR-systeem, AFAS, zodat het verdere proces van aanname en indiensttreding efficiënt kon worden voortgezet.

Harmonizer als verbinding tussen Emply en AFAS

In de zoektocht naar een passende integratieoplossing, kwam Harmonizer in beeld via partner TalentLead. Harmonizer werd ingeschakeld als slimme verbinding tussen Emply en AFAS.

De oplossing voor TintelTuin

Harmonizer ontwikkelde een geautomatiseerde koppeling die sollicitanten direct en foutloos vanuit Emply naar AFAS overzet. De koppeling checkt automatisch of iemand al in AFAS staat en bepaalt op basis daarvan de juiste route. Geen dubbel werk, geen handmatige invoer – gewoon een gestroomlijnd proces dat voor TintelTuin werkt.

De resultaten op een rijtje

Gebruiksgemak: Het gebruiksgemak van de systemen werd als een belangrijke reden genoemd voor de keuze van de software. "De gebruiksvriendelijkheid en de makkelijke inrichting en koppeling met AFAS waren doorslaggevend voor ons," aldus Marieke.

Tijdsbesparing: De tijd die voorheen werd besteed aan het handmatig invoeren van gegevens uit e-mails en Excel-bestanden is nu aanzienlijk verminderd. Het automatiseren van dit proces stelt Tinteltuin in staat zich te concentreren op haar kernactiviteiten.

Betere foutreductie: Door de automatisering van gegevensoverdracht en dubbele controles wordt het risico op fouten in de administratie geminimaliseerd. Dit voorkomt verwarring en vergissingen die het gevolg zouden kunnen zijn van handmatige verwerking.

Efficiëntie in het wervingsproces: Het koppelen van Emply met AFAS zorgt ervoor dat het hele wervings- en indiensttredingsproces soepeler verloopt. Er is minder administratieve rompslomp en de communicatie tussen de systemen verloopt naadloos.

Over de ervaring met Harmonizer

De samenwerking met Harmonizer beschrijft Marieke als zeer prettig. De communicatie was helder: er werd duidelijk uitgelegd wat er technisch mogelijk was en hoe het systeem precies werkte. Ook was de documentatie tot in de puntjes verzorgd met een visuele weergave van de workflows. De samenwerking met Jiri en Edward verliep vlot, en testfases werden soepel doorlopen. Bij de workflow voor de herindiensttreding van medewerkers speelden nog wat uitdagingen om goed aan te sluiten op het proces in AFAS. Maar na enkele aanpassingen in AFAS sloot de koppeling naadloos aan!

Deze case laat zien hoe technologie, in combinatie met de juiste partners, bedrijven kan helpen tijd te besparen en tegelijkertijd de kwaliteit van hun werk te verbeteren. Door automatisering kunnen medewerkers zich concentreren op hun kernactiviteiten, wat uiteindelijk ten goede komt aan de zorg voor de kinderen bij TintelTuin.