Case-Study - Dessert Direct: Van passie voor patisserie naar een schaalbaar dessert concept

Voor Dessert Direct realiseerden we vanuit Harmonizer een robuuste B2B-koppeling tussen hun webshop en Exact Online, waardoor bestellingen automatisch worden verwerkt, geleverd en gefactureerd. In tegenstelling tot eerdere complexe trajecten, zoals bij QME, hebben we deze integratie volledig opnieuw opgebouwd met focus op stabiliteit, onderhoudbaarheid en overdraagbaarheid binnen het team.

Een belangrijk deel van het project zat in het opschonen en alignen van bestaande data tussen systemen, wat essentieel bleek voor een betrouwbare werking. Daarnaast realiseerden we koppelingen met het inkoopsysteem Kovit en Pipedrive, zodat zowel orderstromen als klantinzichten centraal beschikbaar zijn.

Het resultaat? Een schaalbare en stabiele integratie die vertrouwen geeft binnen de organisatie en de basis vormt voor verdere groei!

Dessert Direct ~ Van passie voor patisserie naar een schaalbaar dessert concept

Dessert Direct is een gespecialiseerde horecagroothandel in patisserieproducten. Het bedrijf richt zich op een belangrijke vraag uit de horeca: hoe serveer je desserts van zeer hoog niveau, zonder afhankelijk te zijn van een patissier in de keuken? Oprichter Sjoerd Kroon van Diest komt zelf uit de keuken en werkte jarenlang met patisserie in strandpaviljoens. Daar zag hij van dichtbij hoe kwetsbaar dessertkwaliteit kan zijn. Zodra de patissier er niet is, zakt het niveau. Zeker tijdens piekmomenten kan kwaliteit lastig te waarborgen zijn en is het bovendien moeilijk schaalbaar.

Sjoerd vond de oplossing in mono desserts: kant-en-klare dessert-hoofdelementen die vanuit de vriezer eenvoudig opgemaakt kunnen worden. Deze elementen worden gemaakt met veel aandacht voor de kwaliteit, smaak, structuur en presentatie. Door deze desserts te combineren met vaste garnituren – sauzen, crumbles en decoraties – ontwikkelde Sjoerd een concept waarmee elke keuken in slechts een paar stappen een dessert van hoog patissierniveau kan serveren.

Wat begon met zeven desserts en twaalf garnituren, groeide binnen anderhalf jaar uit tot een assortiment van zo’n 450 producten, geleverd aan horeca door heel Nederland. Een ontzettend grote groei dus! Wij realiseerden koppelingen tussen WooCommerce, Exact Online en Pipedrive, zodat bestellingen voortaan automatisch doorgevoerd en verwerkt worden. In de praktijk heeft dit geleid tot een hoop tijd- en geldbesparing.

We spraken Sjoerd over zijn ervaring met Harmonizer.

Snelle groei, maar een steeds zwaarder proces

Vanaf de start van Dessert Direct wilde Sjoerd het bedrijf professioneel inrichten. Hij investeerde meteen in goede systemen als Exact Online voor de administratie, Pipedrive voor sales en WooCommerce voor de webshop.

In de praktijk werkten die systemen echter los van elkaar: bestellingen kwamen binnen via de webshop, belandden in de mail en werden vervolgens handmatig overgetypt in Exact. Dat werkte prima toen het volume aan bestellingen nog laag was, maar het werd steeds minder houdbaar naarmate het aantal orders groeide.

Die beperkte houdbaarheid zat niet alleen in de hoeveelheid werk, maar ook in het logistieke model. Dessert Direct werkt namelijk met productie en opslag in België, met vaste cut-off tijden. Tussen 9 tot ongeveer 11 uur ’s ochtends moeten alle orders correct verwerkt moeten worden, zodat de logistieke keten blijft draaien. Handmatig overtypen betekende dat er soms maar een paar uur waren om een grote hoeveelheid orders foutloos te verwerken. Het ging meestal goed, maar de werkdruk was hoog en de marge voor fouten werd steeds kleiner. Dit was simpelweg niet houdbaar op de lange termijn.

De kernvraag: hoe blijven we groeien zonder vast te lopen?

De kernvraag werd steeds duidelijker: hoe kan Dessert Direct blijven groeien, zonder extra mensen aan te nemen of afhankelijk te zijn van handmatig werk?

Sjoerd wilde zijn tijd besteden aan ondernemen, productontwikkeling en sales: niet aan IT, koppelingen of orderverwerking. Tegelijkertijd moest de oplossing betrouwbaar zijn, omdat de logistieke keten geen ruimte laat voor vertraging. Via zijn netwerk kwam Sjoerd in contact met Harmonizer. Wat hem aansprak, was dat wij niet alleen koppelingen bouwen, maar het volledige traject uit handen nemen.

We realiseerden voor Dessert Direct koppelingen tussen WooCommerce en Exact Online, en later ook met Pipedrive. Bestellingen lopen sindsdien automatisch door van webshop naar administratie, zonder handmatige tussenstappen.

Wat levert de koppeling in de praktijk op?

De impact van de koppeling was direct merkbaar voor Sjoerd. Gemiddeld scheelt de orderverwerking nu namelijk zo’n vier uur per dag aan handmatig werk! Die tijd gebruikt Sjoerd waarvoor hij ooit begon: bouwen aan zijn bedrijf en bezig zijn met sales. Ook financieel leverde de koppeling veel op. Vóór de koppeling betekende het handmatig verwerken van orders bijna €2.000 per maand aan personeelskosten, terwijl de oplossing van Harmonizer ongeveer €330 per maand kost. Een flinke kostenbesparing dus, en ook nog eens betere randvoorwaarden om meer orders (en dus meer winst!) aan te kunnen.

Maar misschien nog belangrijker dan tijd en geld is de rust die de koppelingen opleveren. De piekstress in de ochtenden is weg en het team kan nu gestructureerder werken, analyses maken op klant- en productniveau en sales beter ondersteunen.

Over de samenwerking met Harmonizer

De implementatie zelf was spannend voor Dessert Direct, vooral in de beginfase. Met strakke cut-off tijden en complexe logistiek is elke storing immers urgent. Niet alles liep vanaf dag één vlekkeloos en de eerste weken waren daarom intens voor Sjoerd. Wat voor Sjoerd het verschil maakte, was de manier waarop wij daar mee omgingen. “Problemen werden snel opgepakt, de communicatie was direct en persoonlijk en bij echte issues werd er meteen geschakeld”, aldus Sjoerd.

Of Sjoerd Harmonizer zou aanbevelen? Sjoerd: “Ja, zeker. Vooral binnen de horeca en foodservice. Juist daar beginnen veel bedrijven klein en idealistisch, maar lopen ze later vast in hun eigen processen. Ondernemers verliezen te veel tijd aan interne handelingen die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden. Door die processen uit handen te geven, ontstaat rust, overzicht en ruimte om te ondernemen.”